ブログ

中小企業がリモートワークを始める前に準備すべきこと

2020.04.09

PCを使っている人

最近、ニュースでも「リモートワーク」「テレワーク」という言葉をよく聞くようになりました。

とはいえ、「急にリモートワークと言われても、何をしてよいか分からないよ…」とお困りの経営者の方も多いはず。

 

実際、リモートワークは、急に始められるものではなく、事前にしっかりと準備が必要です。

準備がなくては、せっかくリモートワークを始めても、結局会社に出社せざるを得ないといったことが起きかねません…。

弊社でも、リモートワーク実施に向けてさまざまな検討を重ねました。

 

そこで今回は、リモートワーク、テレワークを検討している方に、事前にしておくべきこと、導入しておきたいツールをご紹介します。

この記事を参考に、あなたの会社でもリモートワークができる体制をぜひ検討してみてくださいね。

テレワークを始める前にしておくべきこと

従業員のPC所持状況、通信環境を確認する

PCを使っている人

まずは仕事をするためのPC環境について確認しましょう。

仕事をする上で、以下の設備が必要となります。

  1. PC ※できれば会社のものを持ち帰る
  2. インターネット環境(Wi-Fi)
  3. WEBカメラ ※PCに内蔵されている場合あり
  4. マイク ※PCに内蔵されている場合あり
  5. Officeなどのソフトウェア

基本的には、会社にあるPCを持ち帰り、自宅で使うようにします。

 

リモートワークをすると、コミュニケーションが希薄になるため、WEB会議の活用が不可欠です。

PCにWEBカメラ、マイクが付いていない場合は、個人のスマホで代用することも手です。

また通信のためインターネット環境が必要になるため、Wi-Fiが使えるか確認しておきましょう。

Memo

個人のものを会社が借りる形になるため、手当てを検討するとよいでしょう。

 

またPCに、Word、Excel、PowerPointといったソフトウェアが入っていて、使えるかも確認します。

会社のライセンスが自宅でも使えるか確認し、ライセンスの条件を確かめ、必要ならライセンスの追加購入も検討しましょう。

セキュリティ対策を考える

会社の仕事を行う上で、避けて通れないのがセキュリティ対策です。

主に以下の点に気をつけるとよいでしょう。

  1. OSは保守されているバージョン確認する(windowsなら、8.1と10)
  2. Windows Updateを実施し、最新バージョンを使用する
  3. ウィルスチェックしてから、PCで作業を始める
  4. パスワード設定を必ず行い、離席時にはロックする
  5. 公共の場所で仕事をしない
  6. 公共のWi-Fiを利用しない
  7. 問題発生時の対処方法と連絡体制をつくっておく

特に気をつけておきたいのが、情報漏えいです。

コンピューターウイルスにPCが感染しないように、無料でスキャンできるサービスがあるので活用を検討するとよいでしょう。

またリモートワークだからといって、カフェなど周りに人が多い環境で仕事しないようにします。

公共のWi-Fiはセキュリティ対策がされておらず、盗聴の危険があるため、使うのは控えましょう。

業務に必要なファイルをクラウドで共有する

クラウドサービス

会社外から社内のファイルにアクセスするためには、大きく3つの方法があります。

  1. クラウドサービスを利用する
  2. VPNを設定し、リモートアクセスする
  3. リモートデスクトップを使う

①のクラウドサービスは、社内の資料をG Suiteといったオンライン上のサーバーで保管する方法です。

一度クラウドに上げてしまえば、どこからもファイルにアクセスできるようになります。

またGoogleドキュメント、スプレッドシートなどを利用すれば、共同編集することもできます。

 

②のVPNは、家と会社の間に専用回線のようなものを設置し、安全にファイルをやり取りする方法です。

直接会社のサーバーにアクセスすることができるため、いつものようにファイルにアクセスできます。

ただし、パスワードが漏れると第三者にアクセスされるため、パスワード管理には注意が必要です。

 

③のリモートデスクトップは、社外から会社にあるPCを操作する方法です。

こちらも事前に設定が必要なので、会社のPCで使えるか確認しておきましょう。

業務の進行管理の方法を考える

テレビ会議する女性

社内:通信手段を考えましょう

同じ場所に全員がいない以上、業務を円滑に進める連絡手段を考える必要があります。

チャットサービスのSlack、Chatwork(チャットワーク)など、テレビ会議システムのZoom、Skype、Googleハングアウトなどを活用するとよいでしょう。

お客様対応:契約内容を確認。リモート実施をご提案する

業種がサービス提供を行う場合、対面が条件になっているかを確認します。

もし対面での契約でも、状況によってはご理解いただけることもあります。

まずはお客様に確認をしてみることをオススメします。

 

また商談、打ち合わせなどは、リモートでの実施を打診してみましょう。

勤怠の管理方法を考える

リモートワークで大きな論点となるのが「本当に仕事をしているか?」です。

1つの解決としては、ビデオ会議を利用して、常にカメラをオンにして繋いでおく方法があります。

ビデオで繋いでおくことで、仕事をしている空気感を共有でき、仕事への集中力も持続できるのです。

ただし、それが社員に対する監視ではない、ということはしっかりと伝えておくようにしましょう。

Memo

一方で、席に座っていることが仕事なのかという話もあります。

これを機会に、業務の評価指標を見直してみるのも良いですね。

テレワークするためのツール

チャットサービス(Chatwork、Slackなど)

チャットサービスは、テキストやファイルなどをやり取りできるサービスです。

有名なサービスだと、以下のものがあります。

社内外のやり取りで、E-mailを使っている方は多いと思います。

しかし、複数人でE-mailのやり取りをすると、情報が見つけにくくなり、業務が滞る原因となります。

 

その点、チャットサービスでは、やり取りしたい人同士でグループをつくり、時系列順でやり取りを見れます。

また、Word、Excel、PDFといったファイルも添付して送れるため、業務効率アップには欠かせません。

ちなみに弊社でも、社内はもちろん、お客様とのやり取りもChatworkで行っています。

テレビ会議(Zoom、Microsoft Teamsなど)

zoom

テレビ会議とは、名前の通り、映像付きで会話できるシステムです。

主なテレビ会議システムは、以下の通りです。

テレビ会議のメリットは、電話に比べ、映像があることで格段にコミュニケーションが取りやすいです。

また、画面共有という機能を使うと、自分のPC画面に映る資料を相手に見せながら、会話することも可能です。

 

以前は、複数人で使うと映像が重たく、使えないこともありました。

しかし技術が進み、100人を超える人でも同時に接続できるようになっています。

Memo

テレビ会議システムは、無料、有料プランで接続できる人数、時間などが異なります。

もし使われる場合は、会社で1アカウント用意しておくと安心です。

クラウドでのファイル共有(G Suiteなど)

G Suite

クラウドでのファイル共有とは、会社にあるファイルをオンライン上で保管することです。

オンライン上に置いておくことで、従業員は誰でもファイルにアクセスでき、閲覧、編集、保存ができるようになります。

人気なのは、以下のサービスです。

いずれも使う場合は、先に会社サーバーにある情報をクラウド上にアップロードする必要があります。

また、ユーザー名、パスワードが漏れてると、不正アクセスの原因となるので、慎重に管理してください。

まとめ

この記事では、中小企業がリモートワークを始める前に知っておきたいこと、準備について紹介してきました。

リモートワークは、さまざまな準備や従業員の協力が必要で、すぐに始められません。

だからこそ、もし可能性があるなら、早めから準備をしておくことが重要です。

この記事を参考に、ぜひリモートワークができる体制を検討してみてくださいね。

 

参考

総務省より、テレワークの導入手順がPDFにて配布されています。

情報システム担当者のためのテレワーク手順書

集客やサイト改善などWebに関することなら、
何でもお気軽にお問い合わせください

メールでのお問い合わせ・ご相談

専用のお問い合わせフォームよりご連絡ください

お問い合わせフォーム

お電話でのお問い合わせ・ご相談

0120-439-241