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2014.12.08

ツールによる業務自動化の利点と欠点

ツール

今回のテーマは「ツール業務効率化の利点と欠点」です。

弊社で開発したツールの紹介や業務を効率化する上での考え方をお伝えさせて頂ければと考えております。

 

私の主務はリスティング広告の運用です。配信した広告の掲載順位チェックを毎日、クライアントに運用の報告レポートを月に一度作成する業務を担当しておりツールにて自動で行っております。

reporttool

ツールの利点は大きくわけて二つあります。ひとつは時間の短縮です。業務をツール化することで人が何時間もかけて行う作業を数秒~数分で行うことができます。ふたつめはツールは機械なのでプログラミングミスさえなければ、ヒューマンエラーは発生しないことです。

 

しかしツール化による自動化を推進する上で欠点も大きくわけて2つあります。

ひとつは人が育たなくなるということです。例えばリスティング広告の掲載順位をチェックする際には、GoogleAdwordsは「広告プレビューと診断」機能、Yahoo!プロモーション広告は「広告プレビューツール」機能を使用して行います。

これらの機能を知らなければオーガニック検索で順位をチェックすることとなり、オーガニック検索するとその都度インプレッションがカウントされ、広告をクリックした場合は広告費が発生します。

「リスティング広告の掲載順位チェックをする際にはプレビューツールを利用する」という知識は業務を遂行する上で担当者が教育を受けて学ぶことですが、ツール化すると担当者はプレビューツールを利用する機会が無くなってしまうためプレビューツールの方法が学ぶ機会が無くなり、学ぶ機会がなくなるということは人が育たなくなるということなのです。

 

人が育たないままお客様からの質問に回答したり、要望を定義したりすることができず、結果としてリスティング運用そのものが回らなくなるのです。

 

逆に担当者が自分の目で順位チェックを行うと順位チェックそのものの方法はもちろんできるようになりますが、それ以外にも今どんなライバルサイトがいて、どんな広告を出していてどんなサイト構成になっているのか確認することができます。確認することによって視野が広がり、より良い広告文を作成できるようになると正のスパイラルを生むのです。

 

ふたつめはツールを開発することで返って業務の進捗が滞ってしまう可能性があることです。

 

例えば私は一ヶ月に一度、3時間かけて月次レポートを作成するとしましょう。月次レポートの作成をツールで自動化したいと考え開発した結果、開発に300時間かかったとします。300時間あればレポートが100か月分作成できます。果たしてツールに価値はあるのでしょうか。

 

業務のツールを検討する際には利点と欠点をマインドマップ等に洗い出してみると良いかもしれませんね。

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